QuickBooks Online-এ Billable Expenses ও Recurring Expenses: সম্পূর্ণ গাইড
লেখক: Md. Zakir Hossain | সর্বশেষ আপডেট: জানুয়ারি ২০২৫
আপনি যদি একজন ফ্রিল্যান্স বুককিপার, ইন্টেরিয়র ডিজাইনার, পেইন্টার বা আইটি কনসালট্যান্ট হন, যিনি ক্লায়েন্টের পক্ষে খরচ বহন করে পরে সেটা বিল করেন — তাহলে Billable Expenses ফিচারটি আপনার জন্যই তৈরি। এই আর্টিকেলে আমরা ধাপে ধাপে দেখাবো কীভাবে QuickBooks Online-এ Billable Expense সেটআপ করবেন, ক্লায়েন্টকে সঠিকভাবে ইনভয়েস করবেন, এবং কীভাবে Recurring (Reoccurring) Expenses ব্যবহার করে বারবার একই কাজ করার সময় বাঁচাবেন।
এই আর্টিকেলটির ইংরেজি সংস্করণ: Billable Expenses and Recurring Expenses in QuickBooks Online
💡 Billable Expense আসলে কী?
Billable Expense হলো এমন একটি খরচ, যা আপনি ক্লায়েন্টের পক্ষে বহন করেন এবং পরবর্তীতে ইনভয়েসের মাধ্যমে সেই ক্লায়েন্ট থেকে ফেরত নেন — চাইলে মার্কআপসহ। QuickBooks Online-এ এই খরচগুলো সহজে রেকর্ড ও ট্র্যাক করা যায়, ফলে কোনো ক্লায়েন্টের খরচ বিল করতে ভুলে যাওয়ার সুযোগ থাকে না।
Bill, Check বা Expense — যেভাবেই আপনি খরচ এন্ট্রি করুন না কেন, সেটিকে Billable হিসেবে মার্ক করা যায়। এক্ষেত্রে আপনাকে সংশ্লিষ্ট Customer-এর নাম বসাতে হবে এবং Billable বক্সে টিক দিতে হবে। মার্কআপ প্রযোজ্য হলে সেটাও শতাংশ আকারে বসানো যায়। Transaction Save করার সাথে সাথে একটি non-posting billable expense transaction তৈরি হয়ে যায়, যা পরে ইনভয়েসে যোগ করা যায়।
🛠️ ধাপ ১ — Billable Expense ফিচার চালু করা (Setup)
Billable Expense ব্যবহার করতে হলে আপনার QuickBooks Online Plus বা তার উপরের ভার্সন থাকতে হবে। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- উপরের ডানদিকে Gear (⚙️) আইকনে ক্লিক করুন, তারপর Account and Settings সিলেক্ট করুন।
- Expenses ট্যাবে যান।
- "Track expenses and items by customer" অপশনটি অন করুন।
- "Make expenses and items billable" অপশনটি অন করুন।
- চাইলে "Markup with a default rate of X%" বক্সেও টিক দিন — ডিফল্ট শতাংশ ০ রাখতে পারেন।
- সবশেষে Save করে Done-এ ক্লিক করুন।
📋 ধাপ ২ — খরচকে Billable হিসেবে ক্যাটাগরাইজ করা
Expense বা Bill এন্ট্রি স্ক্রিনে Billable বক্সে টিক দিন এবং সংশ্লিষ্ট Customer-এর নাম সিলেক্ট করুন। প্রযোজ্য হলে মার্কআপ শতাংশ বসান। এখানে যে বিবরণ (Description) লিখবেন, সেটাই পরবর্তীতে ইনভয়েসে দেখাবে — চাইলে পরে এডিটও করতে পারবেন।
📧 ধাপ ৩ — ক্লায়েন্টকে ইনভয়েস পাঠানো
ডিয়েগো রদ্রিগেজের মতো কোনো ক্লায়েন্টের জন্য ইনভয়েস তৈরি করতে গেলে QuickBooks স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনাকে মনে করিয়ে দেবে যে তার নামে কিছু আনবিলড Billable Expense জমা আছে। কোনো কোনো ভার্সনে এটি পপ-আপ আকারে আসে, আবার কোনোটায় ডানপাশে একটি "drawer"-এ দেখায়।
শুধু সেই খরচগুলো ইনভয়েসে Add করে দিন। মার্কআপ থাকলে সেটি আলাদা লাইন আইটেম হিসেবে দেখাবে (তবে ক্লায়েন্টের কাছে পাঠানো বা প্রিন্ট করা কপিতে দেখাবে না)। এছাড়া এই খরচগুলো P&L রিপোর্টে আলাদা "Billable Expense Income" অ্যাকাউন্টে পোস্ট হয়, যা আপনার আর্থিক রিপোর্টিংকে আরও স্পষ্ট করে তোলে।
🔁 Recurring (Reoccurring) Expenses কীভাবে সেট করবেন
যারা একই ধরনের পণ্য/সেবা বারবার একই দামে বিক্রি করেন — যেমন একজন আইটি প্রফেশনাল যিনি প্রতি মাসে একই সাবস্ক্রিপশন ফি দেন — তাদের জন্য QuickBooks-এ আরও দ্রুত একটি পদ্ধতি আছে।
- প্রথমে ওই খরচের জন্য একটি Item/Product বা Service তৈরি করুন।
- পরবর্তীতে একই আইটেম কিনলে শুধু নাম টাইপ করলেই সব তথ্য (অ্যাকাউন্ট, বিবরণ, মার্কআপ) অটো-পপুলেট হয়ে যাবে।
- প্রতি মাসে একই তারিখে খরচটি হলে সেটিকে Recurring / Memorized Transaction হিসেবে সেভ করুন, যাতে এটি নিজে থেকেই পোস্ট হয়।
একটি Memorized Transaction-এ থাকে: expense account, amount, description, markup percentage, এবং দায়ী ক্লায়েন্টের নাম — সব একসাথে সংরক্ষিত থাকে, ফলে প্রতিবার নতুন করে এন্ট্রি দিতে হয় না।
⚖️ Billable vs Recurring Expenses — দ্রুত তুলনা
| বিষয় | Billable Expense | Recurring Expense |
|---|---|---|
| মূল উদ্দেশ্য | ক্লায়েন্টের খরচ ট্র্যাক ও রিইম্বার্স করা | একই খরচ বারবার দ্রুত এন্ট্রি করা |
| প্রয়োজনীয় ভার্সন | QBO Plus বা তার উপরে | QBO যেকোনো ভার্সনে (আইটেম-নির্ভর) |
| মার্কআপ | সম্ভব, শতাংশ আকারে | টেমপ্লেটে সংরক্ষিত থাকে |
| অটোমেশন | ইনভয়েসে ম্যানুয়ালি Add করতে হয় | নির্দিষ্ট তারিখে অটো-পোস্ট হতে পারে |
✅ প্রো টিপস ও সাধারণ ভুল
- Billable বক্স ভুলে না মার্ক করা: Expense এন্ট্রির সময় এটি সবার আগে চেক করুন, নাহলে সেই খরচ ইনভয়েসে দেখাবে না।
- Customer ফিল্ড ফাঁকা রাখা যাবে না: সঠিক Customer/Project সিলেক্ট না করলে খরচ ভুল ক্লায়েন্টের কাছে চলে যেতে পারে।
- মার্কআপ রেট নিয়মিত রিভিউ করুন: ডিফল্ট মার্কআপ পুরনো হয়ে গেলে লাভের মার্জিন কমে যেতে পারে।
- Billable Expense Income অ্যাকাউন্ট আলাদা রাখুন: এতে P&L রিপোর্ট আরও পরিষ্কার হয়।
❓ প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন (FAQ)
Billable Expense কি QuickBooks Simple Start-এ পাওয়া যায়?
না, এই ফিচার ব্যবহার করতে হলে অন্তত QuickBooks Online Plus বা তার উপরের ভার্সন প্রয়োজন।
কীভাবে আমি আমার অ্যাকাউন্ট আপগ্রেড করব?
QuickBooks ড্যাশবোর্ড থেকে Settings (Gear Icon) ⚙ > Account and Settings > Billing & Subscription-এ যান এবং সেখানে থাকা Upgrade your plan অপশন থেকে Plus বা Advanced প্ল্যানটি বেছে নিন।
মার্কআপ ইনভয়েসে ক্লায়েন্ট দেখতে পাবেন কি?
মার্কআপ পরিমাণ আলাদা লাইনে যোগ হলেও, ক্লায়েন্টকে পাঠানো বা প্রিন্ট করা ইনভয়েসে এটি আলাদাভাবে দেখানো হয় না — এটি মোট অ্যামাউন্টের সাথে মিশে যায়।
Recurring Expense কি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যাংক থেকে টাকা কাটে?
না, এটি শুধু ট্রানজেকশন এন্ট্রি অটোমেট করে; আসল পেমেন্ট আপনার ব্যাংক বা কার্ডের নিয়ম অনুযায়ী হয়।
একটি খরচ Billable এবং Recurring দুটোই হতে পারে?
হ্যাঁ, আপনি একটি Recurring Template তৈরি করার সময় Billable বক্স ও Customer তথ্যও সেভ করে রাখতে পারেন।
© ZakirZone — এই আর্টিকেলটি শিক্ষামূলক উদ্দেশ্যে তৈরি। QuickBooks হলো Intuit Inc.-এর একটি নিবন্ধিত ট্রেডমার্ক।
0 মন্তব্যসমূহ